Herramienta ofimática (Software) para realizar auditorías internas en municipios de sexta categoría de Colombia

Abstract

En numerosas instituciones del Estado colombiano se presentan casos de corrupción en su administración, esto se refleja en malas prácticas en la administración de los recursos y en el incumplimiento de las estrategias fijadas por dichas instituciones; para tal fin, se crea el Sistema de Control Interno que procura que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas. Dicho sistema, contempla las auditorías internas como una estrategia para realizar tanto el seguimiento y evaluación de las actividades, operaciones y actuaciones y que estas se cumplan de acuerdo con la ley; mencionada actividad, es realizada por las oficinas de control interno que toda institución pública debe tener. Es por eso, que la oficina de control interno ejecuta auditorías internas permanentes a la institución a la que pertenece, pero tales auditorias suelen ser ineficientes, debido a la cantidad de normatividad que rige a las instituciones; este fenómeno no es ajeno a los municipios de Colombia. En la presente investigación, se propone una herramienta ofimática (software) para realizar auditorías internas en municipios de sexta categoría; ya que en la actualidad, de acuerdo a los estudios realizados por la Corporación Transparencia por Colombia en el 2019, por encima del 10% de los municipios de esta categoría presentan casos de corrupción por peculado, celebración indebida de contratos, falsedad en documento público y concierto para delinquir; acciones que se pueden evitar, en gran medida, con el cumplimiento de auditorías internas alineadas a las normas y legislación emitida por el Estado colombiano. Una herramienta ofimática (software) puede ayudar a la oficina de control interno a planear y ejecutar mencionadas auditorias alineadas a la normatividad de una manera práctica, sencilla, eficaz y oportuna. El presente estudio se realizó bajo una investigación de tipo cualitativo; partiendo, desde el diagnóstico ejecutado al proceso de auditoría interna de un municipio de sexta categoría típico de Colombia, la articulación de los requisitos comunes de las Normas Técnicas Colombianas con la Legislación colombiana y el diseño de listas de verificación para la ejecución de una auditoría interna, los cuales fueron insumos para el diseño de la herramienta ofimática (software) propuesta; finalmente, se efectúa la validación de la herramienta con cinco jefes de Oficinas de Control Interno de diferentes municipios de sexta categoría en Colombia. La herramienta ofimática se desarrolló en Microsoft Access con el lenguaje de programación VBA (Visual Basic) utilizado para hacer aplicaciones Windows, que se incluye en varias aplicaciones de Microsoft, lo que permite acceder a las funcionalidades de un lenguaje orientado a eventos; estos recursos son de fácil acceso y aplicabilidad en las alcaldías de los municipios de sexta categoría, además de ser compatibles a los sistemas con la que estas cuentan, debido a su uso normal y habitual. Se concluye, entre otros, que realizar procesos de auditorías internas con el apoyo de la herramienta ofimática (software) propuesta conlleva a la obtención de los siguientes beneficios: Integrar información para la toma de decisiones, prevenir ocurrencia de riesgos, favorecer el logro de los objetivos institucionales, aumentar el índice de transparencia, mejorar la planificación y administración de los recursos, reducir el tiempo de operación y esfuerzos, así como los sobrecostos por actividades redundantes, mejorar el control de procesos, favorecer el cumplimiento legal y de otras partes interesadas, facilitar la apropiación (conciencia); en general, propiciar un ambiente favorable para la mejora continua dentro de las alcaldías de los municipios de sexta categoría. Palabras claves: Auditoría Interna, Calidad, Herramienta de Gestión. Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. ; In numerous institutions of the Colombian State there are cases of corruption in their administration, this is reflected in bad practices in the administration of resources and in the non-fulfillment of the strategies established by said institutions; For this purpose, the Internal Control System is created that ensures that all activities, operations and actions, as well as the administration of information and resources, are carried out in accordance with the constitutional and legal regulations in force within the policies. The present study was carried out under qualitative research; Starting from the diagnosis carried out to the internal audit process of a typical sixth category municipality in Colombia, the articulation of the common requirements of the Colombian Technical Standards with the Colombian Legislation and the design of checklists for the execution of an internal audit , which were inputs for the design of the proposed office tool (software); finally, the validation of the tool is carried out with five heads of Internal Control Offices of different municipalities of the sixth category in Colombia. The office automation tool was developed in Microsoft Access with the VBA (Visual Basic) programming language used to make Windows applications, which is included in several Microsoft applications, which allows access to the functionalities of an event-oriented language; These resources are easily accessible and applicable in the municipalities of the sixth category municipalities, in addition to being compatible with the systems they have, due to their normal and habitual use. It is concluded, among others, that conducting internal auditing processes with the support of the proposed office tool (software) leads to obtaining the following benefits: Integrating information for decision-making, preventing the occurrence of risks, favoring the achievement of the institutional objectives, increase the transparency index, improve planning and administration of resources, reduce operating time and efforts, as well as cost overruns due to redundant activities, improve process control, favor legal compliance and that of other interested parties, facilitate appropriation (awareness); in general, to promote a favorable environment for continuous improvement within the mayors of the sixth category municipalities. Keywords: Internal Audit, Quality, Management Tool. Integrated Planning and Management Model - MIPG. ; Magister en Calidad y Gestión Integral ; http://unidadinvestigacion.usta.edu.co