Outsourcing the distribution-loan service and the stack management ; Appaltare il servizio di distribuzione-prestito e la gestione dell'archivio-deposito

Abstract

Although Trento University Library had for some years partially outsourced its distribution-loan service and the management of its stacks, only in 1998 were these services, in two of the four library centres, wholly outsourced to outside companies, eliminating all the remaining staff from the sectors in question.The principal reasons behind the 1997 decision to integrally cover these services to the public through outsourcing can be summarised thus: the percentage of payrolled staff available for such activities was minimal; it was impossible, or quite difficult, to hire new payrolled staff as a result of the government's budget provisions; the trend which had established itself in recent years to grant outside companies an increasing role in managing various services internally or on behalf of the university was recognised and approved; considerable perplexity had arisen regarding the use of university staff and outside personnel side by side in the same sectors; activities carried out, and the number and degree of complexity of the tasks; the difficult co-existence between these two types of personnel was acknowledged; finally, a specific aspect was taken into consideration, namely the planned restructuring of the library which envisaged the transformation from a closed-stack to an open-shelf library; it was also intended to create job opportunities for students of Trento University; and to verify the hypothesis that outside personnel were of equal, if not indeed, in some aspects, superior quality to payrolled staff at equal or even lower cost. These were the premises underlying the outsourcing specifications, which presuppose a detailed analysis of the concrete activities comprising these services. The notice of tender specified that the offers were to be made for the provision of the entire service to be furnished for the whole duration of the contract, thus excluding hourly-rate tenders. Nonetheless, the total annual hours of work for the supply of the service had to be approximately calculated to quantify the global cost. The tender was won by a consortium established specifically to obtain the contract.1998 was the first year in which the reference-loan-archive service of Trento library's branches at the Arts and Central (Sociology, Law, Economics) Faculties was wholly outsourced to outside companies. Faced with the operation's several positive aspects, it is legitimate to question the precision with which some very delicate activities (for example, the annual inventory) can be carried out by non-payrolled personnel which to some extent sees itself as "temporary"; more importantly, the absence of payrolled staff from these sectors where the interaction between the library's users and its staff principally takes place risked causing a fracture between the body providing the service and its users.Faced with these considerations, the first path to be taken is to redefine the specifications, improving them as regards both the tasks to be carried out and the minimum personnel presence. The second path is to introduce elements of quality into the tender, passing from the best-offer formula to that deemed "the most economically advantageous". ; Se da anni presso la Biblioteca dell'Università di Trento è invalsa la pratica di appaltare parzialmente il servizio di distribuzione-prestito e la gestione dell'archivio-deposito, per la prima volta solo nel 1998 tali servizi, in due dei quattro poli bibliotecari, sono stati interamente affidati in appalto a una ditta esterna togliendo dai relativi settori tutto il personale dipendente che era rimasto. Questo articolo è dedicato a presentare l'esperienza e a trarre un primo bilancio.Le principali motivazioni che condussero nel corso del 1997 alla decisione di coprire integralmente questi servizi al pubblico attraverso gara d'appalto si possono così brevemente sintetizzare: era ormai minima la percentuale di personale di ruolo disponibile per tali attività; si era creata l'impossibilità o la grave difficoltà di assumere nuovo personale di ruolo in conseguenza alle norme previste dalla legge finanziaria; si riconosceva e approvava la tendenza invalsa negli ultimi anni a cedere sempre maggior spazio a ditte esterne per la gestione di servizi di varia natura all'interno o per conto dell'università; erano sorte forti perplessità circa l'impiego di personale dipendente dell'università e personale esterno fianco a fianco in medesimi settori senza che determinanti fossero le differenze di ruolo, le attività svolte, il numero e il grado di complessità delle mansioni; si prendeva atto del difficile rapporto di convivenza fra queste due tipologie di personale; si considerava infine un aspetto peculiare, ossia la programmata ristrutturazione edilizia della biblioteca, che prevedeva la modificazione della tipologia del servizio (da biblioteca a magazzino chiuso a biblioteca a scaffale aperto); si intendeva creare opportunità di lavoro per studenti dell'ateneo trentino; si voleva verificare l'ipotesi che a parità di costo o a costo inferiore personale esterno potesse rivelarsi di qualità non solo pari ma addirittura per certi aspetti superiore a quello di ruolo. Poste queste premesse si passò alla redazione del capitolato di gara, che presuppose un'analisi dettagliata delle attività concrete delle quali questi servizi si compongono.In merito alla formulazione della gara d'appalto la richiesta di offerta fu stabilita rispetto alla fornitura dell'intero servizio da prestarsi nel corso di tutta la durata del contratto, escludendo la richiesta di offerta su base oraria. Ma, nonostante ciò, fu necessario calcolare approssimativamente le ore di lavoro annue totali per l'espletamento del servizio allo scopo di quantificare il costo globale. La gara fu vinta da un'associazione temporanea d'imprese (ATI).Il 1998 è stato il primo anno in cui il servizio di consultazione-prestito-archivio della Biblioteca dell'Università di Trento nelle sedi presso la Facoltà di lettere e Centrale (facoltà di Sociologia, Giurisprudenza, Economia) è stato integralmente affidato in appalto a ditta esterna, poiché in precedenza a tali servizi era adibito contemporaneamente personale di cooperativa e personale di ruolo, sia pure con compiti parzialmente diversi. Questo ha conferito all'esperienza un carattere esplorativo.A fronte dei non pochi aspetti positivi che l'operazione ha avuto (tra i quali risparmio economico; soluzione delle perplessità che precedentemente venivano generate dall'impiego di personale di ruolo e personale esterno in medesimi settori; esito positivo dell'inserimento dei dipendenti di ruolo precedentemente impiegati nei servizi in oggetto negli uffici di gestione della biblioteca; indubbio impegno, capacità ed elasticità dei dipendenti esterni nell'espletamento delle proprie mansioni), è lecito avanzare dubbi sulla precisione con la quale alcune attività molto delicate (per esempio l'inventario annuale) possono essere svolte da personale non di ruolo e che si sente in qualche modo "di passaggio"; più importante di ciò, l'assenza di personale di ruolo da questi settori che costituiscono il luogo principale in cui si verifica l'interazione fra gli utenti della biblioteca e i suoi impiegati ha rischiato di causare un certo scollamento fra l'ente erogatore del servizio e i suoi fruitori.Di fronte a queste considerazioni, la prima strada da percorrere è quella di ridefinire, migliorandolo, il capitolato, sia per quanto riguarda le mansioni e le attività da svolgere, sia per quanto riguarda le tabelle relative alle presenze minime di personale, in funzione più stretta delle bisogni e dei flussi. La seconda strada è quella di introdurre elementi di qualità nella gara, passando dalla formula basata sulla migliore offerta a quella basata sull'offerta giudicata «economicamente più vantaggiosa».